Hoe werf je een flexi-jobber aan?

De Belgische arbeidsmarkt biedt unieke kansen voor werkgevers die op zoek zijn naar flexibiliteit en kostenefficiëntie. Eén van de meest effectieve instrumenten hiervoor is de flexi-job, een systeem dat je toelaat om snel en voordelig extra handen in te schakelen wanneer je ze het meest nodig hebt. Maar hoe pak je de aanwerving van zo'n flexibele kracht nu concreet aan? Geen zorgen, het proces is gestroomlijnd, maar vereist wel dat je de juiste stappen volgt. Hier is jouw praktische gids om succesvol een flexi-jobber aan te werven.

Stap 1: Bepaal Je Behoefte en de Rol

Voordat je begint met zoeken, is het essentieel om duidelijk te definiëren wat je precies nodig hebt. Denk na over de volgende punten:

• Welke taken moet de flexi-jobber uitvoeren? Wees hierin zo specifiek mogelijk.

• Wanneer heb je deze extra hulp nodig? Gaat het om specifieke dagen, uren, of een langere periode van seizoensdrukte?

• Welke vaardigheden en ervaring zijn vereist voor de functie?

• In welke sector ben je actief? Dit is cruciaal, want flexi-jobs zijn enkel toegestaan in specifieke paritaire comités (PC's). Controleer altijd of jouw PC in aanmerking komt. Een actueel overzicht is te vinden op de website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg of via je sociaal secretariaat.

Stap 2: Zoek de Juiste Flexi-jobber

De zoektocht naar een geschikte flexi-jobber kan op verschillende manieren. Combineer gerust diverse kanalen voor het beste resultaat:

• Mond-tot-mondreclame: Spreek je netwerk aan! Tevreden (ex-)medewerkers, klanten of leveranciers kennen misschien wel iemand die op zoek is naar een flexibele bijverdienste.

• Sociale media: Plaats een duidelijke oproep op de sociale mediakanalen van je bedrijf. Vermeld expliciet dat het om een flexi-job gaat en welke voordelen dit biedt voor de kandidaat.

• Gespecialiseerde platforms en uitzendbureaus: Er zijn diverse online platforms en uitzendbureaus die zich specifiek richten op het matchen van flexi-jobbers met bedrijven. Dit kan een snelle en efficiënte manier zijn om geschikte kandidaten te vinden, aangezien zij al een pool van gekwalificeerde en gecontroleerde flexi-jobbers hebben.

• Algemene jobboards: Je kunt ook algemene vacaturesites gebruiken, maar zorg dan dat je in je advertentie heel duidelijk aangeeft dat het een flexi-job betreft en welke criteria de kandidaat moet voldoen.

Stap 3: Controleer de Flexi-job Voorwaarden van de Kandidaat

Dit is een cruciale en verplichte stap die je als werkgever niet mag overslaan. Voordat je iemand aanneemt als flexi-jobber, moet je controleren of de kandidaat voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Doe dit grondig, want een foutieve inschatting kan leiden tot zware boetes en herkwalificatie van de tewerkstelling:

• Voor werknemers (niet-gepensioneerden): De kandidaat moet in het derde kwartaal vóór de flexi-job (het referentiekwartaal) minstens 4/5de (80%) van een voltijdse betrekking hebben gewerkt bij één of meerdere werkgevers. Dit wordt gecontroleerd op basis van de tewerkstelling bij alle werkgevers van de kandidaat.

  • Voorbeeld: Als de flexi-job start in het derde kwartaal van 2025 (juli-september), dan moet de controle gebeuren op basis van de tewerkstelling in het vierde kwartaal van 2024 (oktober-december).

• Voor gepensioneerden: De persoon moet de wettelijke pensioenleeftijd van 65 jaar bereikt hebben en een rustpensioen ontvangen. Als de persoon jonger is dan 65, gelden er specifieke voorwaarden voor vroeggepensioneerden (bijvoorbeeld minstens 45 loopbaanjaren bij de start van het pensioen, of de status van gepensioneerde in het pensioenkadaster twee kwartalen voor de flexi-job).

Hoe controleer je dit? De meest eenvoudige en betrouwbare manier is via de online tool van de RSZ (Rijksdienst voor Sociale Zekerheid), of, nog vaker, via je sociaal secretariaat. Zij hebben toegang tot de nodige databases en kunnen de tewerkstellingshistoriek van de kandidaat nagaan om te bevestigen of hij of zij in aanmerking komt. Vraag hiervoor altijd het rijksregisternummer van de kandidaat op.

Stap 4: Sluit een Raamovereenkomst Af

Voordat de flexi-jobber daadwerkelijk aan de slag gaat, ben je wettelijk verplicht om een schriftelijke raamovereenkomst af te sluiten. Dit document legt de algemene afspraken tussen jou en de flexi-jobber vast. De raamovereenkomst moet minstens de volgende elementen bevatten:

• De identiteit van jou als werkgever en van de flexi-jobber.

• Een korte beschrijving van de functie(s) die de flexi-jobber kan uitoefenen.

• De wijze waarop de flexi-jobber kan worden opgeroepen (bijvoorbeeld telefonisch, via sms, e-mail).

• De termijn waarbinnen de oproep moet gebeuren (bijv. "minimaal 24 uur op voorhand").

• De wijze waarop de flexi-jobber de oproep kan aanvaarden of weigeren.

• Het overeengekomen uurloon (vastgelegd in euro).

• Het aantal te presteren uren (indien reeds bepaald, anders is dit flexibel).

Stap 5: Registreer Elke Tewerkstelling via Dimona

Elke keer dat een flexi-jobber komt werken, moet je dit wettelijk verplicht vooraf (of uiterlijk bij de start van de prestaties) elektronisch aangeven via Dimona (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) bij de RSZ. Dit kan op twee manieren:

• Dimona Per Kwartaal: Als je op voorhand weet hoeveel uren de flexi-jobber in een bepaald kwartaal zal werken, kun je een Dimona-aangifte doen voor de volledige periode met een totaal aantal voorziene uren.

• Dimona Per Dag (of per oproep): Als de planning flexibeler is en je de exacte uren niet lang op voorhand weet, moet je een Dimona-aangifte doen voor elke dag dat de flexi-jobber werkt, inclusief het start- en einduur van de prestaties. Dit is de meest gangbare methode voor de meeste flexi-jobs.

• Via je sociaal secretariaat: De meest gebruikelijke, efficiënte en foutvrije manier is om je sociaal secretariaat de Dimona-aangiftes te laten doen. Zij beschikken over de nodige systemen en expertise.

Let op: Een correcte en tijdige Dimona is essentieel! Zonder geldige Dimona-aangifte is de tewerkstelling niet legaal, wat kan leiden tot aanzienlijke sancties.

Stap 6: Loonbetaling en Opvolging

Nadat de flexi-jobber de prestaties heeft geleverd:

• Bereken het loon: Dit gebeurt op basis van de effectief gepresteerde uren en het afgesproken uurloon, rekening houdend met eventuele toeslagen (zon- en feestdagen, nachtwerk).

• Betaal het loon uit: Het flexi-loon (inclusief het reeds geïntegreerde vakantiegeld) wordt direct uitbetaald. Onthoud: voor de flexi-jobber is dit bruto = netto (tot het fiscaal plafond voor niet-gepensioneerden).

• Administratieve opvolging: Je sociaal secretariaat zal de nodige loonfiches opstellen en de gegevens correct doorgeven aan de flexi-loonteller van de overheid. Het is ook raadzaam om zelf een gedetailleerde administratie bij te houden van de gepresteerde uren en uitbetaalde lonen.

Een Samenwerking met Succes

Het aanwerven van een flexi-jobber is een gestructureerd proces dat, mits correct gevolgd, tal van voordelen biedt voor jouw bedrijf. Door deze stappen zorgvuldig te doorlopen, zorg je voor een legale, efficiënte en uiterst voordelige versterking van je team. Twijfel je over specifieke situaties of complexe dossiers? Je sociaal secretariaat is de ideale partner om je door de complexe, maar belonende wereld van de flexi-jobs te loodsen.